Experiência Anonimizada em Operações de Campo

Plataforma de Operações de Campo

Uma operação de campo baseada em planilhas foi transformada em uma plataforma customizada para agendamento de técnicos, controle de visitas, documentação, comunicação, apoio financeiro e visibilidade operacional.

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Baseado em uma operação de serviços de campo com grande rede de técnicos e alto volume mensal de visitas.

Problema de negócio

Uma operação crescente de serviços de campo havia superado o controle por planilhas.

A operação precisava agendar técnicos, evitar conflitos de agenda, enviar comunicações, controlar visitas, gerenciar documentação pós-visita, apoiar pagamento de técnicos e ajudar no faturamento de clientes. O processo dependia de muitas planilhas e coordenação manual entre dispatch, administrativo, financeiro e gerência.

Antes da plataforma

A empresa tinha demanda operacional, mas controle demais ainda vivia em planilhas.

Planilhas de controleSolicitações de dispatchAgendas de técnicosDocumentos de visitaRegistros financeiros

Agendamento manualChecagem de conflitosFollow-up por e-mailBusca de documentosApoio a pagamento e faturamento

Cerca de 10 planilhas oficiais, além de arquivos extras para controles específicos, sustentavam o processo operacional. Com o crescimento do volume de visitas, o controle administrativo se tornava mais lento, manual e difícil de escalar.

Abordagem JBP

Substituir o controle por planilhas por uma plataforma ajustada à operação.

01 — Entender
Mapear os controles em planilhas, usuários internos, coordenação de técnicos, ciclo de visita, carga documental e fluxo financeiro.
02 — Desenhar
Projetar a base de dados, regras, telas e fluxo de trabalho em torno de como dispatch, administrativo, financeiro e gerência realmente operavam.
03 — Conectar
Conectar ordens de serviço, técnicos, clientes, visitas, agendas, documentos, e-mails, dados de rota e registros financeiros em um sistema operacional.
04 — Automatizar
Automatizar etapas repetitivas de coordenação, incluindo comunicação de visitas, apoio de calendário, status, disponibilidade e relatórios.
05 — Melhorar
Absorver dados das planilhas gradualmente, substituir controles manuais e continuar evoluindo a plataforma para uma versão 2.0 moderna.

Sistema em operação

Uma plataforma operacional customizada para execução de serviços de campo.

O sistema reuniu agendamento, coordenação de técnicos, controle documental, comunicações e apoio financeiro em um único fluxo operacional.

Ordens

Criar e gerenciar solicitações de serviço, contexto do cliente, requisitos da visita e informações de apoio.

Agendamento

Atribuir técnicos, verificar disponibilidade, evitar conflitos de agenda e coordenar horários de visita.

Execução

Apoiar status da visita, contexto de check-in/check-out, documentação e evidências pós-execução.

Automação

Gerar comunicações, apoio de calendário, contexto de rota e atualizações repetitivas de fluxo.

Financeiro

Apoiar pagamento de técnicos, contexto de milhagem, faturamento de clientes e relatórios financeiros.

Gestão

Fornecer visibilidade operacional sobre volume, carga de trabalho, status de visitas e desempenho administrativo.

Ciclo operacional

A plataforma acompanha o ciclo real dos serviços de campo.

O fluxo vai da demanda recebida às visitas agendadas, evidências de execução, apoio financeiro e visibilidade gerencial.

Entrada da demanda

As informações da ordem entram na plataforma com contexto de cliente, localização, serviço e documentação.

Coordenação de técnicos

O sistema ajuda a identificar técnicos disponíveis, evitar conflitos e apoiar decisões práticas de agendamento.

Execução da visita

Status, documentos de apoio, relatórios, fotos, PDFs e evidências pós-execução são controlados no fluxo.

Fechamento financeiro

Registros operacionais apoiam pagamento de técnicos, faturamento de clientes, contexto de milhagem e relatórios gerenciais.

Impacto de negócio

Uma operação dependente de planilhas se tornou uma plataforma escalável de serviços de campo.

70 técnicos

A plataforma apoia o controle de uma grande rede de técnicos de campo.

800-1.000 visitas/mês

A operação gerencia alto volume mensal de visitas pela plataforma.

10-20 documentos/visita

Cada visita pode envolver documentação relevante de ordem de serviço e pós-execução.

50%+ ganho administrativo

A equipe administrativa ganhou capacidade com menos horas de controle, mais volume com a mesma equipe e mais tempo para vendas e prospecção.

Tratamento da tecnologia

A tecnologia seguiu o problema operacional.

A plataforma foi construída do zero em torno do fluxo do cliente, absorvendo gradualmente os dados das planilhas até substituí-las totalmente.

Base customizada

Desenhada para armazenar ordens, técnicos, visitas, documentos, estados de fluxo e registros ligados ao financeiro.

Telas de trabalho

Construídas para as necessidades de dispatch, administrativo, financeiro e gerência.

Automação

Apoiou e-mails, comunicações de reagendamento, eventos de calendário, checagens de disponibilidade e atualizações operacionais.

Evolução contínua

A plataforma opera há mais de sete anos e segue para uma modernização em versão 2.0.

Capacidades aplicadas

O caso combina entendimento de negócio, software, automação e disciplina de dados.

O trabalho exigiu entender a operação antes de desenhar a tecnologia.

Business & Systems Engineering
Custom Software & Systems Integration
Intelligent Automation
Data Engineering & Analytics

Comece pela operação

Sua empresa ainda controla trabalho complexo por planilhas?

O sistema certo deve se ajustar ao modo como o negócio realmente opera, depois melhorar e automatizar o que não deveria mais depender de coordenação manual.

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